Coraz więcej przedsiębiorców zainteresowanych jest Krajowym Systemem e-Faktur. Odpowiadamy na najważniejsze pytania związane z KSeF!

Krajowy System e-Faktur – co to jest?

Pod pojęciem jak Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, znajduje się rodzaj ogólnopolskiego systemu elektronicznego dostępnego online, który został opracowany przez Ministerstwo Finansów i jest przeznaczony do obsługi faktur elektronicznych.

Poprzez Krajowy System e-Faktur można prowadzić różne czynności związane z fakturami, w tym ich:

  • Przygotowywanie,
  • Wystawianie,
  • Sprawdzanie,
  • Odbieranie,
  • Przechowywanie.

Czym charakteryzuje się faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z przepisami Krajowy System e-Faktu obsługuje jedynie faktury ustrukturyzowane. Są to faktury elektroniczne mające format XML pozostający w zgodności ze wzorem e-Faktury FA(2).

Dla kogo przeznaczony jest KSeF?

Przepisy wskazują, że wystawianie e-faktur przez Krajowy System e-Faktur ma dotyczyć:

  • Przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT,
  • Przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
  • Podmiotów korzystających z procedury unijnej OSS i posiadających polski NIP.

Jakie korzyści oferuje Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur oferuje wiele korzyści, w tym między innymi:

  • Łatwe sporządzanie, przekazywanie i odbieranie faktur,
  • Krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT – z 60 do 40 dni,
  • Brak potrzeby archiwizowania faktur – są one przechowywane w systemie przez 10 lat,
  • Brak konieczności przygotowywania JPK_FA na żądanie organów,
  • Szybsze rozliczanie się z fiskusem przez import faktur do rejestrów,
  • Ograniczenie wyłudzeń podatku VAT.

Od kiedy będzie obowiązywać KSeF?

Firmy dobrowolnie mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2022 roku. Wyznaczono jednak termin, od którego system ten ma być obligatoryjny. Kiedy wchodzi obowiązek KSeF?

Według przepisów KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Od tego właśnie dnia firmy muszą zacząć wystawiać faktury przez system.

Jak wystawiać faktury zgodne z Krajowym Systemem e-Faktur?

Aby wystawić fakturę przez KSeF, konieczne jest w pierwszej kolejności zarejestrowanie się na stronie Ministerstwa Finansów, by uzyskać dostęp do systemu.

Następnie wystawianie e-faktur może odbywać się z użyciem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, albo aplikacji komercyjnych.

Aplikacje komercyjne muszą być zintegrowane z KSeF, aby za ich pośrednictwem możliwe było wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych. Tak przygotowany jest między innymi program LoMag, który umożliwia zarządzanie magazynem i wyposażony jest w moduł do fakturowania, zamówień i prowadzenia wypożyczalni.